Ärger: Eine eMail ist kein Postpaket

Während meiner Studienzeit wenn jemand innerhalb des Campus-Netzes eine Mail mit größeren Anhang (>1 MB) verschickte, bekam er prompt einen „freundlichen“ Hinweis unseres damaligen FH-Admins mit dem Spruch:

Eine eMail ist kein Postpaket.

Auch wenn ich damals nicht seiner Meinung war, muss ich ihm heutzutage zustimmen.

Zu große Anhänge belasten das Abholen von Mails (Dauer der Abholzeit / Bandbreite des Internetzuganges), als auch Speicherkapazitäten, sowohl extern als auch intern.

Es ist keine Seltenheit, dass Firmen von A nach B Unmengen an Dateianhängen durch die weite Welt schicken und sich dann noch wundern, wieso die Gegenseite diese nicht erhalten hat oder sie „kryptische“ Meldungen zur?ck erhalten.

Derzeit landen wieder einige Anfragen auf meinem Tisch, wo ich entweder englischsprachig zur?ckgesendete  Mails ?bersetzen soll oder der Kunde sich wundert, wieso keine Mails bei ihm ankommen. Die englischen Mails kommen meistens vom MAILER-DAEMON und informieren in kurzen Sätzen dar?ber, dass die eingetroffene Mail einfach mal viel zu groß war und somit das Empfangslimit ?berschritten hat.

Der andere Fall ist somit auch eindeutig. Der zuständige Mail-Server hat die eintreffende Mail bez?glich der Größe schlichtweg abgelehnt. Seltsamerweise sind viele dar?ber verärgert, aber dieses Limit ist, wie bereits angesprochen, eine Schutzmaßnahme.

Ich möchte mir nicht ausmalen, was passiert, wenn eine derartige massige Mail an einen Mailverteiler mit z.B. 1000 hinterlegten Accounts gerichtet ist. Da wird eine 10 MB große Mail mal schnell zum Speicherkiller, wenn diese 1000 mal kopiert und an die zuständigen Accounts geleitet werden m?ssen : 10000 MB resultieren daraus.

Was kann man nun empfehlen?

Entweder den Versand derartiger Mails einstellen und ?ber andere Wege ((S)-FTP, WWW, CD/DVD) Zeichnungen, Dokumente oder Sonstiges verschicken oder einfach die Dateien in ein aufgeteiltes Archiv packen (WinRAR oder WinZip eignen sich daf?r), um dann die einzelnen aufgeteilten Dateien nach und nach zum Ziel via Mail zu befördern – wenn es denn unbedingt sein muss.

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6 Antworten

  1. Artanis sagt:

    Die schlauen Admins in unserer Firma haben sich dafür was besonderes ausgedacht: Dein Postfach wird jeden Monat von Dateien, die älter als drei Monate sind befreit. Gegen das Versenden großer Dateien an sich gibt es bei uns jedoch kein Mittel. Ist auch eher sinnlos in einer Firma mit vielen lernresistenten Mitarbeitern, die neben viel Rauschen auch viel Word und Powerpoint verursachen, was dann natürlich per E-Mail und nicht über Projektlaufwerke o.ä. verteilt werden muß.
    Ich erfreue mich auch immer wieder an der Praxis, Screenshots in ein Word- oder Powerpoint-Dokument zu packen, weil das ja Austauschformate sind. *kopfschüttel*

  2. FireFox sagt:

    Oh ja – das kenne ich nur all zu gut. Machen wir ein paar Screenshots und schicken es erstmal innerhalb einer Word Datei in den Äther, anstatt das Ganze auf einem Share im Netz abzulegen und nur den Link darauf in einer Mail zu versenden. Am besten, wie schon beschrieben, an ALLE schicken, wo der Mailserver erstmal seine Kopiereinheit bereit hält, um massig Duplikate zu erzeugen. Feine Sache – da freut sich die Technik 🙂
    Das mit dem Bereinigen ist eine Sache für sich: Da sollte man Vorsicht walten lassen, denn Mails (jetzt lass ich mal den Macker raushängen) müssen bei geschäftlicher Kommunikation ebenfalls wie Schreiben oder Faxe oder Rechnungen usw. aufbewahrt werden – zumindest die relevanten. Wie will da der „schlaue“ Admin das unterscheiden?
    Im Sinne von DELETE * WHERE Inhalt not like ‚%Rechnung%‘ or ‚%IRGENDWAS%‘? Das geht glaube ich nach hinten los 😉
    Außerdem hat der Admin aus diesen Dingen seine Finger rauszuhalten – gemäß Datenschutzgesetz und Datenschutzbeauftragter …. gaaaaanz heikles Thema über das wir auch ab und zu fast stolpern.

  3. Artanis sagt:

    Du vergißt da was: Iche arbeiten bei amerikanische Firma. Da nix seien mit Datenschutz… 😉
    Bei uns ist man selbst für seine E-Mails verantwortlich, will heißen, regelmäßig vom Exchange-Server ins lokale Outlook verschieben ist angesagt, wenn man nichts verlieren will… Und das gilt für alles auf dem Exchange-Server! Das wurde eingeführt, nachdem die Leute regelmäßig die 100-MB-Latte gerissen haben…

  4. FireFox sagt:

    Mag ja sein, dass es eine amerikanische Firma ist. Solange die Server nicht in Deutschland stehen 😉 wenn nicht, dann vergiss das Thema 🙂

  5. Artanis sagt:

    Natürlich steht keiner der Server in Deutschland. Die haben auch erst vor einem Jahr begriffen, daß es vllt. für Europa ne gute Idee wäre, VPN-Verbindungen nicht über die USA zu leiten. Highspeed-Internet und so… Seitdem steht ein VPN-Gateway in Belgien rum.

  6. Marcus sagt:

    Oh man, ihr sprecht mir mal wieder aus der Seele. Ich erlebe auch dauernd solche Praktiken auf Arbeit. „Schicks mir doch per Mail“ sagt man sich da so salopp über den Schreibtisch, wohl wissentlich das es Netzlaufwerke gibt. Es werden auch gnadenlos die größten 47 Megapixel Bilder gepeichert und in Word-Dateien gepackt bzw per mail verschickt. Also ich wäre ja dafür das jeder Verwaltungs-/Büro Mitarbeiter VOR der Einstellung eine „Umgang mit dem PC“-Prüfung beim Admin ablegen muss. Es ist manchmal unglaublich was einem teilweise für technisches Unverständnis begegnet…

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